Hva er en arkivplan og hva er dens formål 

Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i offentlige organer.

En arkivplan dokumenterer hvordan et offentlig organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret sitt. Den gir en samlet oversikt over arkivmaterialet, og hvilke regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivloven og forskriftene. 

Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivholdet slik det utføres i det enkelte organet. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i internkontroll med arkivarbeidet.

Arkivplanen skal vise:

• hva arkivet omfatter, det vil si hva slags arkivmateriale som inngår i arkivet
• hvordan arkivmaterialet er organisert, det vil si hvordan det er ordnet eller strukturert, og hvordan og hvor det er oppstilt
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, det vil si en oversikt over gjeldende lover , forskrifter, vedtak, instrukser og rutinebeskrivelser
• hvilke planer som gjelder for arkivarbeidet, det vil si planlagte aktiviteter på kort og lang sikt

Hensikten med å ha en arkivplan er at den skal gi en oversikt over hva organet har av arkivmateriale og på hvilken måte det er organisert slik at ettertiden kan finne fram i det som ellers ville være en utilgjengelig samling av dokumenter.

Arkivplanen er journalført i Public 360 - Saksnummer......

For mer informasjon om arkivplanen ta kontakt med: Seksjonsleder for arkiv- og dokumenthåndtering - Vanja Valjord Christensen - vanja.christensen@vtfk.no eller Sentralbordet - 35-917000.